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“美萍库存通管理系统”是一款功能专业、操作特别简单的库存仓库管理软件。软件中包括入库管理、出库管理、库存管理、库存变动等模块。软件特别强化了商品库存数量管理,弱化商品价格等信息,特别适合公司企业、商场、门店等单位来进行仓库管理 。该软件采用人性化的软件流程设计,普通用户不需培训也能很快掌握软件操作使用方法,美萍库管软件是企业进行信息化管理的强大工具.

10年行业软件专业经验,用户遍布全国所有省份,超过6000家企业成功运营的经验。选择美萍库存通管理系统是您明智的选择!

一、系统简介

1.1、功能特点

库存管理:进行商品入库、出库、调拨操作,及入库、出库、库存查询。
系统设置:进行商品管理、往来单位管理、仓库设置、员工管理、操作员管理、数据库维护、修改密码等操作
库存查询:查询商品当前库存情况及某段时间内库存变动情况。
综合统计:统计某段时间内商品入库、出库及库存情况。
库存报警:统计库存数量高于库存上限或低于库存下限的商品,系统一运行就弹出窗口。

1.2、系统要求

1、计算机硬件在586等级以上
2、软件要求操作系统为中文WIN98,WIN2000,WINXP.WIN2003
3、屏幕分辨率1024*768以上

二、系统设置
在该模块可以进行商品管理、往来单位管理、仓库设置、员工管理、操作员管理、其它设置、数据库维护、修改密码等操作.
2.1、商品管理
在本窗口进行商品基本信息的增删改查、导入、导出、打印及期初建账等操作。
在系统设置模块或在主界面中点击“商品管理”,进入商品管理界面,如图2:

2.1.1、添加商品:点击“添加商品”按钮或在表格右键菜单中选择“添加商品”,打开添加商品界面.

在商品基本信息部分输入新增商品的所有信息,如需输入期初数量,则在期初建账部分选择存放仓库,输入期初数量。输入完毕后,点击“保存”按钮,即把商品保存至列表中,若选中“保存后继续添加”选项,则保存后窗口不关闭,可以继续输入下一商品,否则保存后该窗口自动关闭.

 
如果列表中没有所需的仓库名称,则点击后面的箭头,打开添加仓库界面

输入仓库名称,点击“保存”按钮即可把该仓库显示在存放仓库列表中
选中“显示禁用商品”选项,可以显示出已经禁用的商品;还可以按照商品编号、名称、名称简码、条码查询
2.1.2、修改商品:选择要修改的商品,点击“修改商品”按钮或在表格上双击该商品或在表格右键菜单中选择“修改商品”,打开修改商品界面

修改相应的信息点击“保存”即可。注:修改商品时不可修改其商品编号及期初数量

2.1.3、删除商品:选择要删除的商品,点击“删除商品”按钮或在表格右键菜单中选择“删除商品”,系统提示“是否要删除该商品?”,点击“是”即可以把选中的商品删除。若商品发生过业务则是不能删除的,系统会提示“该商品已经发生过业务,不能被删除!

2.1.4、打印报表:点击“其它操作”,在弹出式菜单中选择“打印报表”,或在表格右键菜单中选择“打印报表”,即可打印出表格数据

2.1.5、导入商品:点击“其它操作”,在弹出式菜单中选择“导入商品”,或在表格右键菜单中选择“导入商品”,打开导入商品信息界面

点击“打开文件”按钮,选择要导入商品信息的Excel文件,表格中就会显示出Excel文件的字段,并自动选中与数据库中名称相同的字段,您也可以选择需要的字段,使之与数据库字段对应。然后点击“下一步”,列表中会显示出Excel文件中的所有数据.

选择要导入的商品,默认是全部选择的,选择存放仓库,点击“导入”按钮,导入状态中会显示相应状态。注:若数据库中已经存在商品编号,则不能导入;若选中商品名称不允许重复选项,则导入时会判断商品名称,若重复,则不能导入

2.1.6、导出商品:点击“其它操作”,在弹出式菜单中选择“导出商品”,或在表格右键菜单中选择“导出商品”,即可把表格数据导出为Excel文件

2.1.7、期初建账:点击“商品期初建账”选项卡或在表格右键菜单中选择“期初建账

选中商品,点击“期初建账”按钮,或直接双击,打开库存商品期初建账界面

表格中会列出所有仓库,在对应的仓库后输入期初数量,点击“保存”按钮即可。若列表中没有该仓库,可点击“新增仓库”,打开新增仓库界面添加仓库,添加后列表中就会列出该仓库。注:已经发生业务的商品,不能再进行期初建账

可以按照仓库名称和商品编号、名称、名称简码、条码查询符合条件的商品。点击“打印”按钮,可以打印出表格数据。点击“导出”按钮,可以把表格数据导出为Excel文件。
2.1.8、禁用商品: 在商品基本信息表格中点击鼠标右键,选择“禁用商品”,可以快捷的设置商品禁用和取消禁用商品。选中“显示禁用商品”选项,列表中就会显示出禁用的商品信息。
2.2、往来单位
在本窗口进行供货商和客户信息的管理。
在系统设置模块中点击“往来单位”,进入往来单位管理界面

2.2.1、添加单位: 点击“添加单位”按钮或在表格右键菜单中选择“添加单位”,打开添加往来单位界面

依次输入单位基本信息,点击“保存”按钮即可。其中单位类别分为供货商和客户两类,只可以设置一个默认供货商和一个默认客户,设置后在商品入库、出库操作对应的地方会自动显示默认值。若选中“保存后继续添加”选项,则保存后窗口不关闭,可以继续输入下一单位,否则保存后该窗口自动关闭

2.2.2、修改单位: 选中要修改的单位,点击“修改单位”按钮,或直接在表格上双击或在表格右键菜单中选择“修改单位”,打开修改单位界面,输入要修改的内容,点击“保存”即可。

2.2.3、删除单位: 选中要删除的单位,点击“删除单位”按钮或在表格右键菜单中选择“删除单位”,系统提示“是否要删除该单位?”,点击“是”即可以把选中的单位删除。若单位发生过业务则是不能删除的,系统会提示“该单位已经发生过业务,不能被删除!

2.2.4、禁用单位: 在表格中点击鼠标右键,选择“禁用单位”,可以快捷的设置单位禁用和取消禁用单位。选中“显示禁用单位”选项,可以显示出已经禁用的往来单位

点击“打印”按钮,可以打印出表格内容;点击“导出”按钮,可以把表格数据导出为Excel文件,还可以按照单位类型、单位编号、名称、名称简码查询往来单位信息。
2.3、仓库设置
在本窗口设置仓库基本信息。
在系统设置模块中点击“仓库设置”,进入仓库设置界面

点击“添加仓库”按钮或在表格右键菜单中选择“添加仓库”,打开添加仓库界面,输入仓库名称,点击“保存”按钮即可。仓库名称不能重复,列表中显示所有仓库。默认仓库只能有一个,设置默认仓库后,在进行商品入库、出库管理时会自动显示出默认仓库

点击“修改仓库”按钮或双击表格或在表格右键菜单中选择“修改仓库”,打开修改仓库界面,输入要修改的内容,点击“保存”按钮即可,其中主仓库为系统默认仓库,其名称不可以修改。

点击“删除仓库”按钮或在表格右键菜单中选择“删除仓库”,可以删除仓库,其中主仓库不能删除,已经进行往来业务的仓库也不能删除

2.4、员工管理
在本窗口进行员工信息管理
在系统设置模块中点击“员工管理”,进入员工管理界面

点击“添加员工”按钮或在表格右键菜单中选择“添加员工”,打开添加员工界面,依次输入员工名称、员工职务、备注,点击“保存”按钮即可。列表中显示所有员工
点击“修改员工”按钮或双击表格或在表格右键菜单中选择“修改员工”,打开修改员工界面,输入要修改的内容,点击“保存”按钮即可
点击“删除员工”按钮或在表格右键菜单中选择“删除员工”,可以删除员工
2.5、操作员管理
在本窗口进行登录本软件的用户信息管理
在系统设置模块中点击“操作员管理”,进入操作员管理界面

点击“添加”按钮或在表格右键菜单中选择“添加操作员”,打开添加操作员界面

依次输入操作员名称、密码、确认密码,选择权限,点击“保存”按钮即可。选择相应的权限则只能操作相对应的窗口
点击“修改”按钮或双击表格或在表格右键菜单中选择“修改操作员”,打开修改操作员界面,输入要修改的内容,点击“保存”按钮即可,其中admin为系统管理员,不可以修改。
点击“删除”按钮或在表格右键菜单中选择“删除操作员”,可以删除操作员,其中admin不能删除
2.6、其它设置
在本窗口设置系统参数、并提供相关报表设计
在系统设置模块中点击“其它设置”,进入其它设置界面

系统参数:选中“库存为零时允许出库”选项,则当商品库存为零时仍然可以出库,否则,不能出库。设置后点击“保存”按钮即可
单据样式设计:可以设计入库单据、出库单据和调拨单据的样式。点击对应按钮,打开报表设计器,修改后保存即可
2.7、数据库维护
在本窗口进行数据库备份、还原及系统初始化操作
2.7.1、数据库备份: 在系统设置模块中点击“数据库维护”,进入数据库维护界面,第一个选项卡就是数据库备份界面

选择备份路径,默认为上次备份路径,点击“开始备份”按钮,系统提示“备份成功”后,窗口自动关闭。若选中“退出系统时备份数据库”选项,则退出系统时会先打开备份数据库界面

选择备份路径,点击“备份退出”按钮,系统会在退出前先备份数据库;点击“直接退出”按钮,则直接退出系统,不备份数据库。若不选中“退出系统时备份数据库”选项,则退出系统时不会打开本窗口

2.7.2、数据库恢复: 点击“数据库恢复”选项卡,打开“数据库恢复”界面

选择恢复路径,点击“开始恢复”按钮,系统提示“恢复成功”后,窗口自动关闭。数据库恢复后会替换现有数据库,建议恢复数据库前先备份数据库。数据恢复时请不要强行退出本系统,否则会造成数据损坏

2.7.3、系统初始化: 点击“系统初始化”按钮,打开系统初始化界面

点击“初始化向导”按钮,进入系统初始化向导第一步界面

第一步,选择使用方式,选择“我要使用系统自带的数据库试用本系统”,点击“确定”按钮,退出本界面;选择“我要正式使用本系统,并进行系统初始化”,点击“下一步”,进入系统初始化向导第二步界面

第二步,初始化数据库。选择要清除的数据,将会删除数据库中选中项所对应的数据信息,建议执行此操作前先备份数据库。点击“上一步”,回到图21第一步;点击“下一步”,进入系统初始化向导第三步界面

第三步,设置基础数据。在这里可以进行商品管理、往来单位管理、仓库设置、员工管理、操作员管理、其它管理等基础数据设置。也可以不设置,点击“完成”按钮,窗口自动关闭,完成系统初始化操作。点击“上一步”按钮

2.8、修改密码

在本窗口进行当前操作员密码修改操作

在系统设置模块中点击“修改密码”,进入修改当前操作员密码界面

第三步,设置基础数据。在这里可以进行商品管理、往来单位管理、仓库设置、员工管理、操作员管理、其它管理等基础数据设置。也可以不设置,点击“完成”按钮,窗口自动关闭,完成系统初始化操作。点击“上一步”按钮

3、库存管理

在该模块可以进行商品的入库管理、出库管理、库存调拨及入库、出库、库存查询操作。

3.1、入库管理

在本窗口进行商品的采购进货、销售退货、报溢、还货及其它入库等各种类型的入库操作

在库存管理模块点击“入库管理”,进入商品入库界面

在窗口中可以看到红色的为单号,单号由四部分组成如RK20091010310001,前两位“RK”是商品入库的标志,“20091010”是2009年10月10号增加的单据,“0001”是流水帐号。如果设置的有默认供货商,则该窗口打开的时候“供货商名称”后显示的就是该默认供货商,具体设置参见供货商设置。如果设置的有默认仓库,则该窗口打开的时候“收货仓库”后显示的就是该默认仓库。入库类型默认为采购进货

点击备注后的箭头,可以选择备注信息,查看常用备注信息及备注录入历史,并可以对常用备注信息进行增删改操作。

经手员工、“保存后关闭窗口”选项、“保存后打印单据”选项自动记录上次信息状态。
点击“添加”按钮,打开添加入库商品窗口

在“添加入库商品”窗口中分为两部分,左边的是所有商品信息,右边是已选择的商品。在“商品编号或名称”后的文本框中可以输入商品编号、商品名称、名称简码、商品条码、规格就可以查询到相应的商品信息

选择相应的商品点击“选中”按钮,或直接双击,或用鼠标拖拽至右侧表格,出现输入入库数量窗口

输入入库数量,点击“保存”按钮,就可以把该商品增加到所选商品中,保存后该窗口自动关闭

添加入库商品窗口(图26)所选商品列表中的“修改”、“删除”按钮是对所选商品进行修改和删除操作的。点击“保存”按钮把所选商品中的商品保存到商品入库窗口中

当商品入库窗口(图25)表格中有数据时,会显示出“修改”、“删除”、“打印”按钮,点击“修改”按钮,可以修改入库商品的数量;点击“删除”按钮,可以从入库单中删除商品;点击“打印”按钮,可以打印出商品入库单据。检查无误后点击“保存”按钮保存入库单据

3.2、出库管理

在本窗口进行商品的销售出库、采购退货、报损、借货及其它出库等各种类型的出库操作。

在库存管理模块点击“出库管理”,进入商品出库界面

3.3、库存调拨

在本窗口进行商品在各仓库之间数量的调整。

在库存管理模块点击“库存调拨”,进入库存调拨界面

选择调出仓库,调入仓库,两者不能相同,点击添加按钮,选择调拨商品,输入调拨数量,其操作步骤与商品入库类似,可以参见商品入库操作
这里主要看一下第二个选项卡“库存调拨查询”, 主要进行一定时间段内的调拨情况的查询和统计

窗口打开默认显示当天数据,有三种统计方式:单据表、汇总表、明细表。

单据表统计上方表格中显示的是各条调拨单据,下方表格中显示的是单据详细信息,包含哪些商品及各商品调拨数量。点击上方表格单据,下方表格会显示对应的单据详细信息。可以按照调出仓库、调入仓库及调拨单号查询。双击上方表格可以查看调拨单据。点击“打印”按钮,可以打印上方表格数据;点击“导出”按钮,可以把上方表格数据导出为Excel文件。

汇总表统计上方表格中显示的是商品在某段时间内总的调拨数量,下方表格中显示的是对应商品调拨的所有单据信息。点击上方表格商品,下方表格会显示对应的调拨单据信息。可以按照调出仓库、调入仓库、商品编号、名称、名称简码、条码查询。双击下方表格可以查看调拨单据。点击“打印”按钮,可以打印上方表格数据;点击“导出”按钮,可以把上方表格数据导出为Excel文件。

明细表统计直接列出商品在某段时间内的所有调拨信息,可以按照调出仓库、调入仓库、商品编号、名称、名称简码、条码查询。双击表格可以查看调拨单据。点击“打印”按钮,可以打印表格数据;点击“导出”按钮,可以把表格数据导出为Excel文件。

3.4、入库查询
在本窗口查询商品的采购进货、销售退货、报溢、还货及其它入库等各种类型的入库信息。
在库存管理模块点击“入库查询”,进入入库查询界面

窗口打开默认显示当天数据,有三种统计方式:单据表、汇总表、明细表。入库查询的操作步骤与库存调拨查询一样,可以参见库存调拨查询操作
3.5、出库查询
在本窗口查询商品的销售出库、采购退货、报损、借货及其它出库等各种类型的出库信息。
在库存管理模块点击“出库查询”,进入出库查询界面,

窗口打开默认显示当天数据,有三种统计方式:单据表、汇总表、明细表。出库查询的操作步骤与库存调拨查询一样,可以参见库存调拨查询操作
4、库存查询
在该模块可以查询商品在各仓库的数量及库存变动情况。
点击“库存查询”模块,显示出当前库存情况

可以按照仓库和商品编号、名称、名称简码、条码来查询商品当前库存情况。选中“不显示库存为零的商品”选项,则列表中过滤掉当前库存为0的商品;选中“显示禁用商品”选项,则列表中会列出已经禁用的商品库存信息;
点击“打印”按钮或在表格右键菜单中选择“打印”,可以打印出表格数据;点击“导出”按钮或在表格右键菜单中选择“导出”,可以把表格数据导出为Excel文件;点击“查看明细”按钮或在表格右键菜单中选择“查看明细”,可以查看商品的变动明细
点击第二个选项卡“库存变动情况”或在表格右键菜单中选择“查看变动”,可以查看某段时间内商品的库存变动情况

可以按照仓库和商品编号、名称、名称简码、条码来查询商品库存变动情况,主要包括商品上期库存、本期入库、本期出库和本期库存。点击“打印”按钮或在表格右键菜单中选择“打印”,可以打印出表格数据;

点击“导出”按钮或在表格右键菜单中选择“导出”,可以把表格数据导出为Excel文件;点击“查看明细”按钮或在表格右键菜单中选择“查看明细”,可以查看商品的变动明细

可以按照变动类型和商品编号、名称、名称简码、条码来查询商品库存变动明细。点击“打印”按钮或在表格右键菜单中选择“打印”,可以打印出表格数据;
点击“导出”按钮或在表格右键菜单中选择“导出”,可以把表格数据导出为Excel文件;点击“查看单据”按钮或在表格右键菜单中选择“查看单据”,可以查看商品的入库单据、出库单据和调拨单据,其中期初建账没有单据。
5、综合统计
在该模块可以分类统计出在某段时间内商品的入库数量、出库数量及当前库存数量。
 
点击“综合统计”模块

选择日期和仓库,点击“统计”按钮,就可以统计出该段时间内的入库、出库和当前库存信息。当前库存的表格中是按照仓库列出仓库内所有商品的库存数量,最后合计所有仓库商品的总数量。点击“打印”按钮,可以打印出统计数据。

6、库存报警
点击主页面上“库存报警”按钮,打开库存报警界面

统计库存数量高于库存上限或低于库存下限的商品,为商家进货提供依据,其中高于上限的商品用蓝色字体显示,低于下限的商品用红色字体显示,使您一目了然。选中“系统启动时提示报警”选项,则系统一运行就弹出本窗口。点击“打印”按钮,可以打印出表格数据;点击“导出”按钮,可以把表格数据导出为Excel文件。

7、查看日志
点击主页面上“查看日志”按钮,打开系统日志查询界面

可以按照关键字查询某段时间内操作员操作系统日志,包括商品入库、商品出库、库存调拨等操作。查询关键字可以是内容摘要或操作内容。点击“清空”按钮,可以清除表格数据。

三、常见问题

1、设置默认仓库、默认供货商、默认客户,这样的好处是什么?
如果设置了默认仓库、默认供货商、默认客户,例如打开商品入库窗口,供货商名称显示的就是这个默认的供货商,仓库名称显示的也是默认的仓库。这样的好处是把那些比较常用的仓库、供货商、客户设置为默认的,在开单的时候就直接显示出来,就不用再去选择,这样就提高了工作效率。
2、库存报警是什么意思?
在商品管理中可以为商品设置库存上限和库存下限,库存报警就是判断哪些商品的当前库存数量高于库存上限或低于库存下限的,显示在列表中,哪些商品进货多了,哪些商品库存不足了,一目了然,给您进货提供参考。还可以设置系统一运行,就弹出库存报警窗口。
3、如何建立期初帐?
在新添加一个商品或该商品未进行出库、入库、调拨等业务操作时,可以按仓库设置其期初数量。如果该商品发生了业务将不能再修改期初数量。

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